Các nhà đầu tư có thể chọn thay đổi tên công ty tại Việt Nam vì nhiều lý do, điều này có thể khó khăn và mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, việc hiểu rõ các quy định của Việt Nam về việc thay đổi tên doanh nghiệp có thể giúp giảm bớt một số thách thức này.

Một số lý do phổ biến để thay đổi tên công ty bao gồm:

• Sự thay đổi trong các hoạt động như hàng hoá được sản xuất hoặc dịch vụ được trao đổi;
• Một công ty được mua lại hoặc sáp nhập và trải qua quá trình M&A;
• Tái xây dựng thương hiệu; Hoặc
• Tên hiện tại không thích hợp và cũng không gây nhầm lẫn.

Nhà đầu tư phải thông báo cho các cơ quan chính phủ có liên quan, cũng như cập nhật các tài liệu chính thức, bao gồm:

• Sửa đổi bản ghi nhớ về hiệp hội và các điều khoản của hiệp hội;
• Thông báo cho các cơ quan chính phủ có liên quan, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp và nhà cung cấp tại Việt Nam;
• Cập nhật tên công ty mới cho hóa đơn GTGT điện tử; Và
• Thay đổi tên trên tất cả các văn bản chính thức và con dấu của công ty.

Nói chung, thủ tục chung để cập nhật tên công ty là:

(1) Sửa đổi Giấy chứng nhận Đăng ký Công ty (ERC); Và

(2) Điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC). Điều này đúng, đặc biệt nếu tên công ty được đề cập trong IRC.

Trong trường hợp quy trình M&A, M&A yêu cầu phải được thông báo trước trước khi thực hiện các bước (1) và (2) ở trên.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nêu bật cách thay đổi tên công ty trong ERC để làm cơ sở cập nhật IRC trong trường hợp điển hình.

Những giấy tờ cần thiết là gì?

Nhà đầu tư cần chuẩn bị các giấy tờ sau khi đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp:

• Thông báo chính thức về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Thông báo sẽ có hình thức giống như mẫu tại Phụ lục II Thông tư 01/2021 / TT-BKHĐT. Nhà đầu tư cần lưu ý rằng các thông tin liên quan đến việc thay đổi tên doanh nghiệp cần được điền có chọn lọc vào Phụ lục;
• Quyết định của (các) Nhà đầu tư về việc Thay đổi Tên Công ty:
  • Quyết định của Chủ sở hữu Công ty đối với Công ty TNHH Một thành viên; Hoặc
  • Bản sao nghị quyết công ty và biên bản họp hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty hợp danh; Hoặc
  • Bản sao nghị quyết của công ty và biên bản họp của đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
• Giấy ủy quyền của Giám đốc công ty cho người đại diện giám sát việc nộp hồ sơ.

Quy trình đăng ký trực tuyến

Dựa theo Nghị định 78/2015 NĐ-CPQuy trình đăng ký kinh doanh có thể thực hiện trực tuyến Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia Khởi xướng bởi Bộ Kế hoạch và Đầu tư (MPI), và nộp bản sao của tất cả các tài liệu cho Phòng Đăng ký Kinh doanh địa phương (BRD) sau khi đơn đăng ký chuyển đổi được chấp thuận.

Tuy nhiên, như đã đề cập Nghị định 01/2021 / NĐ-CPĐơn đăng ký thay đổi tên công ty có thể được thực hiện trực tuyến mà không cần nộp bản sao.

Việc số hóa quy trình nộp hồ sơ này là một phần của quá trình chuyển đổi số và cải cách hành chính của Việt Nam, mang lại một hệ thống pháp luật hài hòa nhằm minh bạch và hiệu quả hơn.

Quy trình thay đổi tên doanh nghiệp của bạn trực tuyến là gì?

1. Đăng ký tài khoản Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia Do Bộ KH & ĐT quản lý. Giai đoạn này sẽ yêu cầu nhiều bước xác minh thông tin cá nhân bởi đại diện của công ty chịu trách nhiệm về tài khoản;
2. Sau khi thông tin cá nhân của người đại diện công ty được xác thực, người sử dụng có thể lựa chọn hình thức thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, trong trường hợp này là thay đổi nội dung thông tin đăng ký doanh nghiệp;
3. Sau đó, người dùng có thể tải lên và đính kèm các tài liệu cần thiết vào trang web.
4. Sau đó, biên nhận đơn đăng ký sẽ được phát hành và người dùng sẽ được thông báo qua email mà họ đã cung cấp trong quá trình tạo tài khoản.
5. Trong khoảng ba ngày làm việc, công ty sẽ nhận được kết quả từ cổng thông tin qua email đã đăng ký. Kết quả sẽ là một trong ba lựa chọn:

• • Nếu hồ sơ đầy đủ và được chấp thuận, BRD sẽ cấp một ERC mới, có thể nhận được qua đường bưu điện hoặc lấy tại văn phòng BRD. Công ty nên liên hệ với BRD địa phương về cách lấy ERC mới; Và
  • Nếu ứng dụng thiếu và không đáp ứng tất cả các yêu cầu, cơ quan nhà nước sẽ thông báo cho người dùng thông tin bổ sung hoặc chỉnh sửa thông qua cổng thông tin; Và
  • Nếu đơn đăng ký bị từ chối, BRD sẽ thông báo bằng văn bản cho tổ chức liên quan nêu rõ lý do từ chối.

Điều quan trọng cần lưu ý là mặc dù thay đổi tên doanh nghiệp nhưng các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi.

Mặc dù không có phí đăng ký trực tuyến đối với ERC mới, nhưng các nhà đầu tư cần lưu ý rằng một khoản phí nhỏ có thể được đính kèm khi thông báo về sự thay đổi trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Ưu và nhược điểm của việc thay đổi tên công ty

Các doanh nghiệp có thể thay đổi tên của họ khi họ phát triển hơn sản phẩm hoặc thương hiệu của họ. Doanh nghiệp có thể muốn thay đổi mình trên thị trường hoặc có thể có sự thay đổi về dịch vụ hoặc sản phẩm.

Thay đổi tên công ty là phổ biến ngay cả đối với các công ty lớn như Google, trước đây được gọi là Backrub, Nike và Facebook. Tuy nhiên, trước khi thực hiện một sự thay đổi lớn như vậy, tốt hơn là nên cân nhắc giữa ưu và nhược điểm.

• Ưu điểm: Tên mới có thể phù hợp hơn với thương hiệu, đặc biệt là sau khi tái định vị thương hiệu, dẫn đến các thị trường mục tiêu lớn hơn. Cuối cùng, tên doanh nghiệp là thứ đọng lại trong tâm trí khách hàng và nhà đầu tư.
• Nhược điểm: Một sự thay đổi mạnh mẽ có thể gây nhầm lẫn cho khách hàng trung thành hoặc khách hàng mới và có thể mất hàng tháng để điều chỉnh logo, trang web và các tài liệu chính thức cho phù hợp với tên mới.

Thương hiệu và danh tiếng là những yếu tố quan trọng đối với các nhà đầu tư và tên công ty có ý nghĩa quan trọng vì nó có thể ảnh hưởng đến nhận thức của khách hàng trong việc đặt nền tảng cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.