Trong quá trình kiểm toán, hồ sơ thuế chính xác là rất quan trọng để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng nhất có thể. Trong bài viết này, Vietnam Briefing phân tích các yêu cầu về hồ sơ kế toán tại Việt Nam.

---

Thành lập và điều hành một doanh nghiệp tại Việt Nam có thể mang lại nhiều lợi ích và đặc quyền về thuế. Ví dụ, thông thường các công ty được miễn thuế và ưu đãi thuế lên tới 10 năm, tùy thuộc vào dự án đầu tư và vị trí của nó.

Ngoài ra, việc thêm Việt Nam vào chuỗi cung ứng của công ty có thể tăng cơ hội chuyển giá của công ty và mở rộng các lựa chọn về thuế. Nó rất tài chính và có lợi cho các công ty nước ngoài.

Chuyển giá xác định giá hàng hóa và dịch vụ được trao đổi giữa các công ty con, chi nhánh hoặc các công ty liên quan chặt chẽ trong một công ty lớn hơn. Cách làm này có thể mang lại lợi ích về thuế cho các công ty nhưng có thể phải đối mặt với những thách thức từ cơ quan thuế. (Xem thêm: Chuyển giá ở Việt Nam – Tổng quan).

Hoạt động tại một khu vực pháp lý thuế xa lạ như Việt Nam có thể là thách thức đối với các công ty nước ngoài. Điều đáng chú ý là Việt Nam vận hành hệ thống kế toán riêng gọi là Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) trái ngược với các chuẩn mực kế toán quốc tế. Điều này khiến các kế toán viên không phải người Việt khó làm quen và có thể gây rắc rối nếu không thực hiện đúng.

Trong bối cảnh đó, việc đăng ký chính xác, đáp ứng các nguyên tắc đăng ký thuế của Việt Nam là rất quan trọng để đảm bảo việc kinh doanh tại Việt Nam trở nên dễ dàng nhất có thể.

Xem xét điều này, các Tóm tắt Việt Nam Việt Nam chia nhỏ những nội dung công ty nên giám sát và cách thức giám sát Đạo luật kế toán.

Hồ sơ kế toán ở Việt Nam cần có những thông tin gì?

Yêu cầu chung

Yêu cầu về nội dung hồ sơ kế toán được nêu tại Chương II, Mục 1, Mục 16 Luật Kế toán và bao gồm:

• Tên và số chứng từ kế toán;
• ngày đăng ký;
• Tên, địa chỉ công ty lập sổ sách kế toán;
• Tên, địa chỉ công ty nhận chứng từ kế toán;
• chi tiết giao dịch bao gồm số lượng, đơn giá và giá trị tài chính của giao dịch bằng cả số và chữ;
• Chữ ký, họ và tên người lập biên bản và tên người phê duyệt ghi sổ kế toán; Và
• Bất kỳ thông tin liên quan khác.

Hồ sơ điện tử

Trong thời đại kỹ thuật số, việc lưu giữ hồ sơ tài khoản điện tử đã trở thành thông lệ. Tại Việt Nam, hồ sơ điện tử được chấp nhận miễn là đáp ứng các yêu cầu nêu trên tại Điều 16. Tuy nhiên, chúng phải được mã hóa và không thể thay đổi trong quá trình truyền kỹ thuật số hoặc thông qua thiết bị lưu trữ như băng từ hoặc thẻ ngân hàng.

Ngoài ra, các tổ chức phải đảm bảo rằng hồ sơ điện tử được lưu trữ an toàn và tính toàn vẹn của dữ liệu được bảo vệ ở mức độ không thể truy cập hoặc sao chép bất hợp pháp trong quá trình kiểm toán.

Miễn là các yêu cầu này được đáp ứng, hồ sơ điện tử sẽ được xử lý giống như tài liệu giấy.

Lập và lưu trữ hồ sơ kế toán

Mỗi giao dịch được thực hiện tại Việt Nam đều phải lập hồ sơ kế toán. Các tổ chức phải đảm bảo rằng chỉ một bản ghi được lập cho mỗi giao dịch ngay cả khi có nhiều bản sao.

Chấm điểm

Hồ sơ kế toán phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác và lập kịp thời. Chúng phải được tạo bằng cách sử dụng một biểu mẫu đã định sẵn; Tuy nhiên, nếu không có biểu mẫu chuẩn, công ty có thể phát triển biểu mẫu riêng miễn là đáp ứng các tiêu chí nêu tại Mục 16 ở trên.

Yêu cầu kỹ thuật

Có nhiều yêu cầu kỹ thuật mà các công ty cũng phải tuân thủ. Bao gồm các:

• Hồ sơ kế toán không được viết tắt, sửa chữa;
• Nội dung ghi sổ kế toán phải viết bằng bút mực;
• Số và chữ phải được viết liên tục, không ngắt quãng; Và
• Vượt qua các khoảng trống.

Lưu ý rằng hồ sơ kế toán bị thay đổi không có giá trị cho mục đích thanh toán hoặc lưu trữ hồ sơ.

Hồ sơ điện tử

Hồ sơ kế toán điện tử phải được in và lưu trữ. Nếu một công ty chọn lưu trữ hồ sơ điện tử của họ dưới dạng kỹ thuật số thay vì dưới dạng bản in thì thiết bị lưu trữ chúng phải được giữ an toàn trong suốt thời gian lưu giữ.

Ký chứng từ kế toán

Có một số điều kiện trong Đạo luật yêu cầu hồ sơ kế toán phải được ký. Bao gồm các:

• Họ phải ký bằng mực không phai;
• Không được ký bằng mực đỏ; Và
• Con dấu chữ ký cao su sẽ không được chấp nhận.

Khi ghi sổ kế toán khi thanh toán phải có chữ ký của người phê duyệt thanh toán và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền trước khi thực hiện thanh toán. Mỗi bản sao sổ sách kế toán phải được ký khi thực hiện thanh toán.

Xem thêm: Vai trò của Kế toán trưởng tại Việt Nam

Hồ sơ điện tử

Hồ sơ điện tử phải có chữ ký điện tử và tài liệu vật lý sẽ được coi là chữ ký.

Quản lý và sử dụng chứng từ kế toán

Có một số yêu cầu nhất định mà các công ty phải đáp ứng để duy trì và sử dụng hồ sơ kế toán. Bao gồm các:

• Hồ sơ kế toán phải được sắp xếp dựa trên nội dung và thời gian của giao dịch.
• Nếu hồ sơ sự việc bị thu giữ, cán bộ sẽ sao chép hồ sơ và cung cấp cho bộ phận kế toán của công ty.
• Ủy ban cũng sẽ lập biên bản nêu rõ lý do thu giữ hồ sơ và số lượng của từng loại hồ sơ bị thu giữ.
• Nếu hồ sơ kế toán được niêm phong thì người chịu trách nhiệm niêm phong hồ sơ phải ghi rõ lý do niêm phong và ghi rõ số lượng hồ sơ được niêm phong.

Hóa đơn

Hóa đơn do nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ tạo ra được coi là một loại hồ sơ kế toán. Tuy nhiên, việc phát hành hóa đơn tuân theo phiên bản sửa đổi của các yêu cầu được liệt kê ở trên. Những điều này được điều chỉnh bởi quản lý thuế và cụ thể hơn là bởi pháp luật Nghị định 123/2020/ND-CP.

Đảm bảo tuân thủ

Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng hồ sơ kế toán tại Việt Nam tuân thủ luật thuế và kế toán có liên quan. Với hồ sơ chính xác, rõ ràng và được lưu trữ tốt, các công ty sẽ thấy việc giao dịch với cơ quan thuế ở Việt Nam trở nên nhanh chóng và dễ dàng.

Việc đáp ứng các yêu cầu tuân thủ về lưu trữ hồ sơ của Việt Nam có thể phức tạp đối với các chuyên gia thuế chưa quen với bối cảnh thuế của Việt Nam. Về vấn đề này, các công ty muốn được hỗ trợ đáp ứng yêu cầu đăng ký kế toán của Việt Nam nên liên hệ với các chuyên gia thuế. Desan Shira và cộng sự.